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雙鶴公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

【摘 要】本文從雙鶴公司的實(shí)際情況出發(fā)，在本公司需求分析的基礎(chǔ)上，提出公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本目標(biāo)，并闡述系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能設(shè)計(jì)，給出了一個(gè)結(jié)合C/S和Web技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例；對(duì)其他中小企業(yè)建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)具有一定的參考價(jià)值。
【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 Web C/S C/S+Web B/S JSP ASP

1．問(wèn)題的提出
隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越大。各級(jí)政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢(shì)，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強(qiáng)了競(jìng)爭(zhēng)力。與此同時(shí)，越來(lái)越多的中小企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時(shí)，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。天津市津能雙鶴熱力設(shè)備有限公司（簡(jiǎn)稱雙鶴公司），隸屬于天津市津能投資公司，是生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)高效換熱器和預(yù)組裝式熱交換機(jī)組的專業(yè)性公司，為區(qū)域性供熱管網(wǎng)配套熱交換設(shè)備。雙鶴公司擁有一批高素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富的工程技術(shù)人才，其中研究生、大學(xué)本科以上人員二十余人，分別從事在熱力、電氣、儀表、銷售等各專業(yè)崗位上。公司具備供熱設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、施工、調(diào)試、檢修、銷售、維護(hù)一體化服務(wù)功能。而同時(shí)雙鶴公司又與芬蘭LPM集團(tuán)公司精誠(chéng)合作，引進(jìn)LPM集團(tuán)公司區(qū)域供熱、生活熱水及空調(diào)等專利技術(shù)，進(jìn)口預(yù)組裝換熱機(jī)組主要零部件，自行設(shè)計(jì)、組裝、制造預(yù)組裝機(jī)組及板式換熱器。雙鶴公司于2000年通過(guò)ISO9001國(guó)際質(zhì)量體系認(rèn)證。雙鶴公司自成立以來(lái)共生產(chǎn)換熱機(jī)組900余臺(tái)，總供熱能力近900MW?，F(xiàn)雙鶴公司已具備年生產(chǎn)供熱機(jī)組400臺(tái)的能力，最大機(jī)組熱負(fù)荷可達(dá)14MW。設(shè)備主要銷往新疆、吉林、河北、山東、寧夏以及天津本地?zé)嵊脩舻?。我公司從事供熱產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)，通過(guò)借鑒北歐先進(jìn)的供熱理念，長(zhǎng)期消化吸收、取長(zhǎng)補(bǔ)短，并結(jié)合中國(guó)供熱市場(chǎng)的現(xiàn)狀，引進(jìn)了預(yù)組裝換熱機(jī)組的技術(shù)，通過(guò)在國(guó)內(nèi)廣大地區(qū)的應(yīng)用，如北京、天津、新疆、河北、山東、吉林、寧夏等地，廣大用戶反映良好。預(yù)組裝換熱機(jī)組已在全國(guó)眾多供熱企業(yè)中得到了認(rèn)可并廣泛應(yīng)用，其發(fā)展的趨勢(shì)是將成為供熱市場(chǎng)的主導(dǎo)產(chǎn)品。通過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際，雙鶴公司所生產(chǎn)的預(yù)組裝換熱機(jī)組有如下幾點(diǎn)主要優(yōu)點(diǎn): 1、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件優(yōu)化設(shè)計(jì)。2、結(jié)構(gòu)緊湊，全自動(dòng)（可手動(dòng)）控制。3、高效、節(jié)能、低噪音、占地小，適用于多種供熱場(chǎng)境。4、全部的組裝測(cè)試和運(yùn)行保障。5、拆裝方便，應(yīng)用范圍廣，零泄漏。6、進(jìn)口設(shè)備，高質(zhì)量可靠性。7、最佳投資性能方案。8、成熟經(jīng)驗(yàn)及優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)。雖然雙鶴公司已具備了一定的生產(chǎn)能力和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，但由于公司信息化應(yīng)用起步較晚，應(yīng)用能力較弱，所以應(yīng)將雙鶴公司視為小型企業(yè)，但其運(yùn)行機(jī)制卻是相對(duì)獨(dú)立的，所以在雙鶴公司實(shí)行辦公自動(dòng)化是非常必要的。那么，像雙鶴公司這樣的小型企業(yè)應(yīng)如何建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開(kāi)發(fā)小型企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)討論辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。
2.公司需求分析
要建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，首先需要進(jìn)行公司需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。雙鶴公司需要規(guī)模相對(duì)較小，但其在功能上對(duì)系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過(guò)收發(fā)電子郵件為主的方式，對(duì)內(nèi)使各部門員工進(jìn)行信息交流，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請(qǐng)假申請(qǐng)、物品申領(lǐng)審批過(guò)程，員工管理個(gè)人日程安排，各種資料的查閱等日常辦公功能；對(duì)外方便雙鶴公司與供貨商及客戶的交流。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能，即完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使公司內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。
在軟、硬件方面對(duì)系統(tǒng)的需求，由于雙鶴公司信息化水平比較低，軟硬件配置較差，而且資金實(shí)力并不雄厚。所以其對(duì)硬件的配置要求是盡可能的低，對(duì)軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應(yīng)用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學(xué)會(huì)使用應(yīng)用系統(tǒng)。
在開(kāi)發(fā)方式上對(duì)系統(tǒng)的需求，由于雙鶴公司的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，應(yīng)著重考慮到投入/產(chǎn)出比問(wèn)題，一般商業(yè)軟件是無(wú)法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語(yǔ)言開(kāi)始開(kāi)發(fā)成本高、周期長(zhǎng)，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開(kāi)發(fā)，通過(guò)對(duì)幾個(gè)商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)本公司建立具有自身個(gè)性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即通過(guò)系統(tǒng)集成的方法來(lái)將各個(gè)功能集成為一個(gè)整體發(fā)揮作用，即通過(guò)兩次開(kāi)發(fā)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)降低成本、節(jié)約開(kāi)支、提高效率。
3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1 系統(tǒng)基本目標(biāo)
3.1.1 實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化
雙鶴公司由于辦公自動(dòng)化起步較慢，還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和MS Office系列應(yīng)用軟件來(lái)提高個(gè)人辦公效率，沒(méi)有從根本上改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，雙鶴公司建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化，即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使公司內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為公司的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)；從而提高效率，增強(qiáng)公司的競(jìng)爭(zhēng)力，使雙鶴公司能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝、不斷發(fā)展壯大。
3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型
雙鶴公司規(guī)模較小，但其辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個(gè)日常辦公和部分公司業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對(duì)大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，所以雙鶴公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，雙鶴公司辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的“無(wú)縫”聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。
3.1.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)在開(kāi)發(fā)出來(lái)時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級(jí)而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。另外，由于雙鶴公司隸屬于天津市津能投資公司，經(jīng)營(yíng)規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動(dòng)，系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級(jí)性和開(kāi)放性。
3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
3.2.1開(kāi)發(fā)工具與技術(shù)的研究
就現(xiàn)在開(kāi)發(fā)OA的技術(shù)來(lái)說(shuō)，主要集中分為三大類：基于C/S結(jié)構(gòu)的應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)，結(jié)合C/S結(jié)構(gòu)和Web技術(shù)的復(fù)合應(yīng)用程序，基于B/S結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)。以下將分析這三類技術(shù)的各自優(yōu)缺點(diǎn)：
C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是傳統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫(kù)和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，也有加入中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)，在OA早期是標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)模式，但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，它已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公，逐漸在被取代。
C/S+Web技術(shù)：是為了補(bǔ)充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎(chǔ)上加入Web技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時(shí)更新、軟件升級(jí)等問(wèn)題就無(wú)法很好解決。
B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是援用動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)，加入OA的開(kāi)發(fā)理念，完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公需求，也是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的首選技術(shù)。
就B/S結(jié)構(gòu)的開(kāi)發(fā)，具體技術(shù)又有多種選擇：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft .NET Framework，PHP+Apache，就這幾門技術(shù)，可以說(shuō)各有其優(yōu)缺點(diǎn)，下面將其中幾項(xiàng)加以分析：
JSP技術(shù)：具有良好的跨平臺(tái)性，加上J2EE功能十分強(qiáng)大，但是J2EE的布置使開(kāi)發(fā)成本顯得略高，而且沒(méi)有良好的安裝界面；
PHP技術(shù)：是早期動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)中的強(qiáng)手，但隨著JSP技術(shù)與ASP技術(shù)的不斷更新，使得PHP技術(shù)稍微比較落后；
ASP技術(shù)：類似于PHP技術(shù)，開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡(jiǎn)易快速的開(kāi)發(fā)技術(shù)；
ASP.net：可以說(shuō)是ASP技術(shù)的替代技術(shù)，是ASP的一大進(jìn)步，在Microsoft.NET Framework的強(qiáng)大支持下，可以使用C#、VB、Javascript三種語(yǔ)言來(lái)編寫(xiě)代碼，采用預(yù)先編譯技術(shù)，使得代碼安全性加強(qiáng)。
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，基于Web技術(shù)的開(kāi)發(fā)方式正以其特有的跨平臺(tái)、統(tǒng)一美觀的界面、簡(jiǎn)單的操作、開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)容易升級(jí)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間較短，成本較低越來(lái)越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開(kāi)發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。
以雙鶴公司自動(dòng)化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個(gè)方面的內(nèi)容：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對(duì)公司核心業(yè)務(wù)是銷售策劃，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)作。而在業(yè)務(wù)事務(wù)中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)。因此本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸。
服務(wù)器以Windows NT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQL Server或MS Access為數(shù)據(jù)庫(kù)，Exchange作為郵件存儲(chǔ)提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實(shí)現(xiàn)Web發(fā)布。
客戶端以Windows98/2000為平臺(tái)，用Outlook進(jìn)行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)瀏覽，MS Project進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word進(jìn)行文檔編輯，Auto CAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎(chǔ)建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS?？蛻魴C(jī)上采用Outlook為基礎(chǔ)平臺(tái)軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁(yè)瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無(wú)縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎(chǔ)上對(duì)其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)盡量存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各種類型數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步集成。
①通過(guò)VBA6利用OLE、API等技術(shù)對(duì)客戶端多個(gè)應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的   系統(tǒng)；
②Outlook通過(guò)瀏覽窗口訪問(wèn)Web Server并通過(guò)它訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)；
③Outlook通過(guò)Exchange Server進(jìn)行郵件發(fā)送和接收；
④Word訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔；
⑤MS Project通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；
⑥Auto CAD訪問(wèn)共享圖形數(shù)據(jù)。
3.3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
雙鶴公司雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時(shí)還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能。
本系統(tǒng)在充分進(jìn)行公司需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為八個(gè)子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、銷售工作管理、樣本資料管理、生產(chǎn)工作管理、公告板和電子郵件，另外還包括系統(tǒng)維護(hù)。
* 行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會(huì)議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理，用車管理等。
* 人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動(dòng)管理、晉升管理、培訓(xùn)管理，客戶信息管理等。
* 樣本資料管理功能。包括各種資料的管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和樣本管理等。
* 銷售工作管理功能。包括銷售合同，銷售貨款的匯款統(tǒng)計(jì)，設(shè)備排產(chǎn)等。
* 生產(chǎn)工作管理功能。包括日常生產(chǎn)的分析、排產(chǎn)、管理、統(tǒng)計(jì)等
* 電子郵箱功能。包括收發(fā)公司內(nèi)部電子郵件等。
* 公告板功能。公司內(nèi)部的論壇和通知等。
* 系統(tǒng)維護(hù)功能。包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。
由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開(kāi)發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對(duì)較靈活，可以針對(duì)員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給管理部部長(zhǎng)；客戶信息管理功能則只提供給銷售部部長(zhǎng)和總經(jīng)理等，采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了雙鶴公司員工流動(dòng)性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。
4.結(jié)束語(yǔ)
本文通過(guò)一個(gè)采用Web技術(shù)和C/S結(jié)合方式開(kāi)發(fā)的雙鶴公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分析了本公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使信息流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、查詢和維護(hù)更加方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)速度更快、開(kāi)發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。這種開(kāi)發(fā)方式更加貼近雙鶴公司的實(shí)際需求，也符合雙鶴公司的實(shí)際情況。既滿足雙鶴公司對(duì)日常辦公的需要，又滿足其對(duì)業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開(kāi)發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開(kāi)發(fā)方式開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級(jí)功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要。

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